Aprenda a otimizar o seu tempo - Correio do Síndico

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3 de julho de 2015

Aprenda a otimizar o seu tempo

O planejamento de tarefas diárias é importante para o profissional organizar melhor as suas atividades e alcançar o resultado esperado pela empresa

Não é raro em um ambiente profissional a sensação de que o tempo dedicado às tarefas é sempre insuficiente. A pressão mercadológica, o acúmulo de funções, a avalanche de dados e informações e o ritmo frenético dentro das organizações podem, certamente, desnortear os profissionais, impedindo-os de se organizarem melhor.

Para a coach Flávio Resende, a ausência de planejamento adequado acarreta em perda significativa na produção. “Antes de qualquer coisa, faça o seu planejamento e defina prioridades. De fato, a sensação que dá é de que, cada vez mais, somos exigidos a entregar mais, em menos tempo. Atribuo isso à Revolução Digital, que tem imprimido à vida profissional das pessoas instantaneidade e pressa, muita pressa. Cada pessoa tem o seu jeito de se organizar melhor. Penso que encontrar este jeito, que seja efetivo, é um passo importante”, explica.

Mas como saber se estamos com problemas de otimizar o nosso tempo ou se simplesmente estamos sobrecarregados com muito serviço? Segundo Flávio Resende, o melhor jeito é sabendo se os colegas de trabalho também estão com essa sensação, e se, sim, o chefe deve ser informado. “Caso haja sobrecarga e isso te prejudicar, converse com o responsável de sua área e seja transparente, mostrando como isso impacta na qualidade da sua entrega. Leve soluções, ideias, alternativas. Nunca chegue com o problema isolado”, orienta Flávio.

É bastante comum as empresas demonstrarem cada vez mais interesse em colaboradores com capacidade de organizar bem o tempo. Quando um funcionário tem essa habilidade, identificando o que é urgência e o que é prioridade, ele aumenta as chances de redução de horas extras e aumento de produtividade. Mas como aprendemos a otimizar nosso tempo? “No Coaching, temos condições de atuar sobre este recorte da organização isoladamente. Esse processo é feito vendo como se estrutura o padrão comportamental do indivíduo e o que faz sentido ou não mudar para ele. Se não fizer sentido, o trabalho não se sustenta”, explica o coach Flávio Resende.

É comum as pessoas reclamarem de falta de tempo quando reservam muitos minutos do dia para redes sociais, bate papo no telefone, entre outros. “Tudo isso é importante para oxigenar as ideias, mas devemos ter noção e ser responsáveis com aquilo que nos lançamos a fazer, respeitando os nossos limites e tendo a consciência de que fizemos o melhor que podíamos naquele momento”, conclui.

O coach Flávio Resende dá dicas simples de otimização do tempo:

DICAS DE OTIMIZAÇÃO DE TEMPO:

Defina prioridades;
Seja cooperativo e estimule o ambiente de cooperação em tudo que fizer;
Se organize diante das demandas, em vez de começar a fazer de forma aleatória;
Planeje-se;
Renegocie prazos, se sentir que é possível e que não vai dar conta;
Esteja preparado tecnicamente para o que se dispõe a fazer;
Inteligência e equilíbrio emocional ajudam. E muito;
Troque ideias com os colegas de como aquele trabalho pode ser feito de modo otimizado;
Fique atento à experiência adquirida e remodele a forma de fazer, se descobrir um jeito mais simples e eficiente;
Defina processos. Isso otimiza o tempo e garante mais qualidade.

Fonte: Redação.